ANS-0140 · RECHERCHES ENREGISTRéES ET FORMULES
Comment envoyer des alertes par e-mail relatives aux recherches enregistrées dans NetSuite à un rôle spécifique
Découvrez la procédure à suivre pour configurer les alertes par e-mail des recherches enregistrées dans NetSuite afin qu’elles parviennent à un groupe prédéfini d’employés en fonction des rôles qui leur sont attribués.
Solution courte
Pour envoyer des alertes par e-mail issues d’une recherche enregistrée à des employés occupant un rôle spécifique, commencez par créer une recherche enregistrée filtrant les employés par rôle. Créez ensuite un groupe statique à partir de ces résultats. Enfin, configurez l’onglet « E-mail » de la recherche enregistrée afin d’inclure ce groupe statique en tant que destinataire spécifique, ce qui garantira l’envoi de notifications ciblées.
Scénario
Les utilisateurs de NetSuite ont souvent besoin d’envoyer des alertes e-mail automatisées à partir de recherches enregistrées à un sous-ensemble spécifique d’employés, par exemple tous les employés occupant un poste particulier. La difficulté réside dans l’identification et la configuration correctes de ces destinataires en fonction de leur poste dans les paramètres de messagerie de la recherche enregistrée, afin de garantir que seules les personnes concernées reçoivent les notifications.
Solution
Pour configurer une alerte par e-mail de recherche enregistrée pour les employés occupant un rôle spécifique :
Créer une recherche enregistrée pour les employés par rôle
- Commencez par créer une recherche enregistrée sur le type d'enregistrement « Employés ».
- Ajoutez des critères pour filtrer les employés en fonction de leur rôle.
Créez un groupe statique
- Créez un groupe statique d’employés. Ce groupe peut être alimenté à partir des résultats de votre recherche enregistrée.
Configurez les destinataires des e-mails de recherche enregistrée
- Accédez à Listes > Recherche > Recherches enregistrées.
- Modifiez la recherche enregistrée que vous avez créée.
- Cliquez sur l’onglet « E-mail ».
- Sous l’onglet « Destinataires spécifiques », cliquez sur le bouton fléché (>>) ou sur la flèche déroulante située sous la colonne « Destinataire ».
- Sélectionnez « Recherche ».
- Dans la fenêtre contextuelle de recherche, sélectionnez « Le nom contient », puis saisissez le nom du groupe statique dans le champ situé à côté.
- Cliquez sur « Valider ».
- Dans la liste des résultats, sélectionnez le groupe statique souhaité.
Le groupe statique devrait désormais être ajouté au champ des destinataires spécifiques, ce qui garantit que les alertes par e-mail issues de cette recherche enregistrée seront envoyées à tous les membres de ce groupe.
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