Gestion des avances versées aux salariés dans les notes de frais NetSuite

Le champ « Avance à appliquer » d’une note de frais se remplit automatiquement lorsqu’un salarié dispose d’un solde d’avance en cours dans NetSuite. Par exemple, si un salarié dispose d’un solde d’avance de 500 $ pour un futur déplacement, le fait de sélectionner son nom dans le champ « Salarié » d’une note de frais remplira automatiquement le champ « Avance à appliquer » avec la somme de 500 $. Si le montant total des dépenses s’élève à 200 $, le solde de l’avance sera ramené à 300 $. Les notes de frais suivantes rempliront alors automatiquement le champ « Avance à appliquer » avec les 300 $ restants. Il est également possible de modifier manuellement le champ « Avance à appliquer » ; NetSuite recalculera alors le nouveau solde en conséquence. Pour définir un solde d’avance sur frais pour un salarié : 1. Accédez à Transactions > Banque > Émettre un chèque. 2. Sélectionnez « Employé » comme bénéficiaire, puis choisissez l’employé qui reçoit l’avance. Sélectionnez n’importe quel compte bancaire. 3. Sous l’onglet « Dépenses », sélectionnez un compte d’avance {Type : Autre actif circulant} et saisissez le montant de l’avance. 4. Sélectionnez le service concerné par la dépense. 5. Enregistrez la transaction. Ce processus renseignera les données relatives aux avances sur frais. D’autres méthodes peuvent également exister pour créer un solde positif dans un compte d’avances. Le champ « Avance à imputer » interagit avec la note de frais de la manière suivante : - Le montant de l’« Avance à imputer » est déduit du total des frais.

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Si le montant de l’« Avance à appliquer » est supérieur au total des dépenses, ce montant sera réduit pour correspondre au total des dépenses.- Si le montant de l’« Avance à appliquer » est défini manuellement (et qu’il existe un solde d’avance), et que le total des dépenses augmente (par exemple, en ajoutant de nouvelles lignes pour le remboursement), le montant de l’« Avance à appliquer » n’augmentera pas automatiquement en fonction du total des dépenses, même si un solde positif pour les avances sur frais subsiste.