ANS-0491 · RôLES, AUTORISATIONS ET SéCURITé
Comment gérer les dossiers privés des utilisateurs avec un accès « Superviseur » dans NetSuite File Cabinet ?
Découvrez comment gérer les dossiers privés des utilisateurs dans NetSuite, afin de permettre aux superviseurs d'accéder aux pièces jointes tout en préservant la confidentialité de chaque utilisateur.
Solution courte
Il est difficile de garantir la confidentialité individuelle des utilisateurs pour des dossiers dont l’accès est réservé à certains superviseurs dans NetSuite sans personnalisation via SuiteScript. Parmi les options possibles, vous pouvez exploiter les restrictions d’accès aux dossiers basées sur les groupes proposées par NetSuite, bien que cela puisse impliquer une charge administrative supplémentaire pour garantir la confidentialité individuelle, ou intégrer une solution tierce de gestion de documents telle que Box pour bénéficier d’un contrôle accru.
Scénario
Un utilisateur de NetSuite a besoin d’un dossier privé pour stocker des pièces jointes, telles que des justificatifs de dépenses, auxquelles seuls lui-même et son supérieur hiérarchique ou son comptable désigné ont accès. L’objectif est de garantir la confidentialité des fichiers de l’utilisateur tout en permettant au personnel autorisé de consulter et de télécharger les documents nécessaires.
Solution
Atteindre ce niveau spécifique de confidentialité des dossiers individuels avec un accès superviseur en utilisant les fonctionnalités standard de NetSuite, sans personnalisation via SuiteScript, présente des difficultés. Toutefois, deux approches principales peuvent être envisagées :
Tirer parti de la fonctionnalité de groupe standard de NetSuite :
les utilisateurs peuvent créer un groupe dont ils font partie, ainsi que l’administrateur des dépenses ou le superviseur désigné. L’accès au dossier peut alors être réservé à ce groupe spécifique. Bien que le « File Cabinet » de NetSuite permette de restreindre l’accès aux dossiers par groupes, services, sites et filiales, garantir la confidentialité de chaque utilisateur avec un accès spécifique de superviseur pour chaque collaborateur à l’aide des fonctionnalités de groupe standard peut entraîner une charge administrative importante, pouvant nécessiter la création d’un groupe unique pour chaque collaborateur.
Utilisez des solutions tierces de gestion documentaire :
Intégrez NetSuite à un produit tiers de gestion documentaire, tel que Box. Ces solutions offrent souvent un contrôle plus fin des autorisations d’accès aux fichiers et peuvent être configurées pour répondre à des exigences spécifiques en matière de confidentialité et d’accès. Il est important de noter que la mise en œuvre d’une solution tierce entraînera des coûts supplémentaires.
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