ANS-0164 · RECHERCHES ENREGISTRéES ET FORMULES
Comment programmer des recherches enregistrées dans NetSuite pour recevoir des alertes concernant l’activité récente des enregistrements
Apprenez à configurer des recherches enregistrées à l'aide de formules temporelles spécifiques afin d'informer les utilisateurs des enregistrements créés ou mis à jour au cours d'une période récente.
Solution courte
Pour programmer des recherches enregistrées dans NetSuite portant sur l’activité récente des enregistrements, mettez en œuvre des formules basées sur le temps dans les critères de recherche. Ces formules calculent la différence de temps entre l’heure actuelle (aujourd’hui) et la date de création ou de dernière mise à jour de l’enregistrement, ce qui permet de filtrer les enregistrements sur une période donnée en heures, minutes ou secondes. Cela garantit que les alertes ne sont envoyées que pour les données récemment pertinentes.
Scénario
Les utilisateurs ont souvent besoin de notifications automatisées concernant les enregistrements NetSuite récemment créés ou mis à jour, plutôt que de recevoir des alertes pour tous les enregistrements existants. La difficulté réside dans la configuration d’une recherche enregistrée planifiée permettant de filtrer dynamiquement les enregistrements sur une période récente et spécifique, telle que les dernières heures, afin de garantir une communication pertinente et en temps opportun aux collaborateurs concernés.
Solution
Pour configurer une recherche enregistrée planifiée afin d’envoyer des alertes par e-mail uniquement pour les enregistrements créés ou mis à jour au cours d’une période récente spécifique, implémentez des formules basées sur le temps dans les critères de la recherche enregistrée. Cette approche permet de filtrer les dossiers qui ont été créés ou mis à jour au cours des dernières heures, garantissant ainsi que les notifications par e-mail ne sont envoyées que pour les activités récentes et pertinentes.Pour filtrer les nouvelles créations de dossiers au cours des 3 dernières heures, ajoutez la formule suivante aux critères de la recherche enregistrée :
(({today}-{createddate})*24) is Less than 3. Pour filtrer les mises à jour de dossiers existants au cours des 3 dernières heures, utilisez cette formule :
({today}-{systemnotes.date})*24 is Less than 3Ces formules peuvent être modifiées pour suivre les intervalles en minutes, en secondes ou en millisecondes : Pour les minutes : GA_KEEP_0003 Pour
les secondes : GA_KEEP_0004 Pour
les millisecondes : ({today}-{createddate}) x 24 x 60 x 60 x 1000
En
appliquant ces formules, la recherche enregistrée n’identifiera et n’enverra des alertes que pour les enregistrements répondant aux critères de récence spécifiés. De plus, l’activation de l’option « Envoyer une alerte par e-mail lorsque des enregistrements sont créés/mis à jour » dans les paramètres de messagerie de la recherche enregistrée permettra d’avertir le collaborateur désigné dès la création ou la mise à jour d’un enregistrement.Il est important de noter que, tandis que today
fait référence au fuseau horaire spécifique de l’utilisateur, l’utilisation de
SYSDATE
fournit quant à elle l’heure configurée du système, qui peut varier.
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