Comment résoudre les écarts d’inventaire dans NetSuite ?

La solution consiste en un examen systématique des transactions liées aux stocks et, si nécessaire, en la création d’une recherche enregistrée détaillée.

1. Examen initial des transactions

   • Commencez par examiner les transactions clés de gestion des stocks telles que « Exécution de commande », « Réception d’article », « Transfert de stock », « Ajustement de stock » et « Fiche de stock ». Notez que d’autres transactions autonomes, telles que les factures et les ventes au comptant, peuvent également avoir une incidence sur les stocks.
   • Accédez à la fiche de l’article et ouvrez l’onglet Fiches associées. Personnalisez l’affichage afin de visualiser les quantités pour chaque transaction. Cela permet un premier contrôle de cohérence pour détecter les problèmes évidents.
   • Portez une attention particulière aux dates des transactions. Un ajustement de stock créé après une commande client (SO) ou une exécution de commande pourrait potentiellement entraîner des écarts.
   • Vérifiez le décompte officiel des stocks indiqué par NetSuite dans l’onglet Stock de l’article.

2. **Vérifications des statuts

   « Préparation/Emballage/Expédition » et « Engagement »** :

   • Si la fonctionnalité « Préparation/Emballage/Expédition » est activée, vérifiez le statut de toutes les exécutions de commande. Le stock n’est affecté qu’une fois que l’exécution de commande est marquée comme expédiée.
   • Sachez qu’un article peut être « En stock » mais indisponible s’il est réservé pour une commande existante. Le chemin de menu Transactions > Gestion des commandes > Réaffecter les articles permet d’afficher les commandes auxquelles un article est réservé ainsi que les quantités correspondantes.
   • En cas de problèmes liés aux engagements, assurez-vous que la commande client associée est approuvée, car NetSuite n’engage pas le stock tant que la commande n’a pas été approuvée.
   • Analysez la liste des transactions de l’article afin d’identifier la date approximative à laquelle le problème a pu survenir.

3. Utilisez le rapport « Détails de l’activité des stocks »

   • Le rapport « Détails de l’activité des stocks » est un outil précieux pour résoudre les problèmes liés au comptage des stocks. Il fournit un rapport complet sur toutes les transactions ayant un impact sur le stock d’un article et propose plusieurs filtres utiles pour l’analyse.

4. Dépannage avancé à l’aide des recherches enregistrées

   • Si les premières étapes ne permettent pas d’identifier le problème, créez une recherche enregistrée « Historique des transactions de l’article ». L’objectif est de reproduire la fonctionnalité du rapport « Détails des activités de stock » afin de mieux comprendre les mouvements de stock de l’article.
   • Les utilisateurs peuvent lancer ce processus en consultant l’historique des transactions NetSuite standard d’un article, accessible via des options telles que le menu « Plus d’actions » ou l’onglet « Enregistrements associés », ou en exploitant des recherches enregistrées existantes.
   • Affinez la recherche enregistrée afin de calculer le stock total actuellement déclaré par NetSuite. Ce processus permet à l’utilisateur de se familiariser avec les différents types de transactions ayant une incidence sur le comptage des stocks de l’article.
   • Une fois qu’un résultat fiable est obtenu, remontez l’historique pour identifier le moment où l’écart est apparu pour la première fois. Examinez attentivement les chiffres pour comprendre pourquoi ils ne concordent pas.
   • Il peut s’avérer nécessaire d’appliquer des formules à certains types de transactions, en particulier celles qui réduisent le stock mais apparaissent sous forme de chiffres positifs dans les données brutes. Voici un exemple de formule pour la quantité :

   GA_KEEP_0001*

   Si les résultats de la recherche enregistrée diffèrent systématiquement du stock officiellement déclaré par NetSuite et que, après vérification par un collègue, l’écart persiste, cela peut indiquer un éventuel bug du système nécessitant l’ouverture d’un dossier auprès du support NetSuite.

   La gestion des stocks, à l’instar de la comptabilité, repose fondamentalement sur des ajouts et des soustractions de quantités. La difficulté réside dans l’identification précise de toutes les transactions qui contribuent à ces variations, y compris les transactions isolées moins courantes telles que les factures qui affectent directement les stocks sans commande ni exécution préalable.