Comment rembourser les frais des salariés par virement bancaire dans NetSuite Payroll

Il est pratique de rembourser les frais des salariés par virement bancaire direct sur leur fiche de paie, ce qui permet de regrouper deux paiements en une seule transaction. Si les salariés soumettent des notes de frais, les notes approuvées peuvent être automatiquement intégrées au processus de paie. Il existe toutefois quelques restrictions à prendre en compte avant de mettre en œuvre cette fonctionnalité :

1. Les remboursements de frais aux salariés ne peuvent être effectués que le jour de la paie. (Si un paiement est nécessaire un jour autre que celui de la paie, il convient d’utiliser une transaction de type « Paiement de facture ».)

2. En cas de remboursement d’un montant figurant sur une note de frais, la totalité du montant doit être remboursée. Cette méthode ne permet pas de remboursement partiel.

   Pour payer les salariés par virement bancaire, un compte doit d’abord être configuré pour ces paiements. La solution SuitePeople Payroll de NetSuite gère le virement bancaire, souvent par l’intermédiaire d’un tiers agréé. Les organisations utilisant SuitePeople U.S. Payroll devront s’assurer que la configuration du virement automatique est bien complète.

   Une fois NetSuite configuré pour le virement automatique, les paramètres de paiement individuels des salariés doivent également être définis. Cela implique de saisir le numéro de compte bancaire et le numéro d’acheminement du salarié, ainsi que, généralement, d’envoyer un avis préalable à la banque du salarié afin de vérifier la bonne transmission du virement.

   Pour configurer le système afin de régler les dépenses via la paie, on part du principe que le virement automatique est déjà configuré et que les comptes bancaires des salariés sont renseignés. La première étape consiste à activer l’option « Rembourser les dépenses sur la fiche de paie » dans NetSuite, ce qui active cette fonctionnalité.

3. Accédez à Configuration > Paie > Configurer la paie.

4. Cochez la case « Rembourser les frais via la paie ».

5. Cliquez sur « Enregistrer ».

   Une fois la fonctionnalité activée, un élément de paie doit être créé pour le remboursement des salariés. Afin de garantir que cet élément de remboursement n’affecte ni les retenues fiscales ni la rémunération brute du salarié, il convient d’utiliser le type d’élément « Rémunération : Frais ». Ce type garantit que le montant en dollars est ajouté au salaire net de l’employé et n’apparaît pas sur son formulaire W2.

   Pour créer un élément de paie :

6. Accédez à Listes > Employés > Éléments de paie > Nouveau (Administrateur).

7. Cliquez sur le lien « Rémunération : Dépense ».

8. Sur la page « Élément de paie : dépense », si vous utilisez un compte NetSuite OneWorld, sélectionnez une filiale dans la liste déroulante du champ « Filiale ».

9. Saisissez un nom pour l’élément de paie.

10. Le champ « Type » affiche le type d’élément de paie, qui détermine la manière dont ce nouveau revenu sera imposé et déclaré.

11. Sélectionnez une « Section de rapport » dans la liste déroulante afin de préciser dans quelle section des rapports de paie ce montant doit apparaître.

12. Cochez la case « Inactif » pour désactiver cet élément de rémunération, ou décochez-la pour le rendre disponible.

13. Cliquez sur « Enregistrer ».

    Pour intégrer les notes de frais approuvées au salaire d’un salarié, ce nouvel élément de paie doit être ajouté à la fiche de paie du salarié.

    Pour ajouter un élément de paie « Dépenses » à la fiche d’un salarié :

14. Accédez à « Listes » > « Salariés » > « Salariés ».

15. Cliquez sur « Modifier » à côté du nom de l’employé.

16. Dans la fiche de l’employé, cliquez sur le sous-onglet « Paie ».

17. Cliquez sur le sous-onglet « Rémunérations ».

18. Dans le champ « Rémunérations », sélectionnez le poste de paie « Rémunération : Dépenses » que vous venez de créer.