Comment enregistrer et afficher les motifs de refus des demandes d’achat dans NetSuite

Pour mettre en place un système permettant de saisir et d’afficher les motifs de refus des demandes d’achat, veuillez suivre les étapes suivantes :

1. Créer un enregistrement personnalisé :

   • Définissez un type d’enregistrement personnalisé comportant un champ lié à la demande d’achat (définie comme enregistrement parent). Cet enregistrement personnalisé servira à stocker le motif de refus.
   • Ajoutez un champ à cet enregistrement personnalisé afin que l’utilisateur puisse saisir le motif de rejet (par exemple, un champ de texte long).

2. Configurez un workflow :

   • Sur l’enregistrement de la demande d’achat, créez un workflow qui se déclenche lorsque l’on clique sur le bouton « REJECT ».
   • Au sein de ce workflow, configurez une action permettant de saisir le motif de rejet. Bien que l’action « Aller à l’enregistrement » (en laissant le champ ID vide pour créer un nouvel enregistrement) puisse être utilisée à cette fin, des solutions plus robustes impliquant des scripts personnalisés ou des actions personnalisées sont désormais souvent recommandées afin de garantir que le motif soit renseigné *avant* que la demande d’achat ne passe à l’état « rejetée ».
   • Le workflow doit copier le numéro de la demande d’achat dans l’enregistrement personnalisé nouvellement créé, en le reliant automatiquement à la demande d’achat parente.
   • Une fois que l’enregistrement personnalisé est soumis avec le motif de rejet, il devient visible dans un sous-onglet de la demande d’achat.

3. Expérience utilisateur :

   • Le responsable de l’approbation rejette la demande d’achat.
   • Le système invite le responsable de l’approbation à saisir le motif de rejet dans l’écran de l’enregistrement personnalisé qui s’affiche.
   • Une fois l’enregistrement soumis, le demandeur reçoit un e-mail de rejet et peut consulter le motif de rejet dans un sous-onglet dédié au sein de la demande d’achat.