Comment accorder l’accès à la boutique en ligne aux clients et aux contacts dans NetSuite

Pour accorder l’accès à la boutique en ligne aux clients et aux contacts dans NetSuite, procédez comme suit :

Procédure manuelle – Client principal

1. Accédez à la fiche client.

2. Rendez-vous dans le sous-onglet Informations système, puis dans la sous-liste Accès.

3. Cochez la case Accorder l’accès et définissez le Mot de passe (et sa confirmation).

   L’adresse e-mail utilisée pour la connexion sera l’adresse e-mail principale du client (« e-mail ») figurant dans la fiche client.

   Procédure manuelle – Contacts

4. Pour accorder l’accès aux contacts associés, accédez au sous-onglet Relations, puis à la sous-liste Contacts.

5. Ajoutez ou supprimez des contacts selon vos besoins.

6. Dans chaque fiche de contact, sous la sous-liste Accès, cochez la case Accorder l’accès et définissez un mot de passe.

   Les contacts utilisent généralement leur propre adresse e-mail pour se connecter ; celle-ci peut être modifiée dans la fiche du contact. La modification de l’adresse e-mail dans la sous-liste Accès d’un contact mettra à jour la fiche du contact associée.

   Processus automatisé

   Pour l’attribution groupée des accès, vous pouvez recourir à une importation CSV :

7. Créez un fichier CSV d’importation mettant en correspondance les champs Accorder l’accès, Mot de passe et Confirmer le mot de passe de la fiche client principale.

8. Pour les contacts, mettez en correspondance les champs de la sous-liste Accès au contact client.

9. Les mots de passe peuvent être générés aléatoirement ou fournis par le client.

Remarque importante :

les mots de passe doivent être communiqués séparément aux clients, car NetSuite ne les envoie pas automatiquement lors de la création de l’accès.

Communication des mots de passe

Les mots de passe doivent être communiqués aux clients et aux contacts. Voici deux méthodes courantes :

1. Enregistrement personnalisé et recherche enregistrée :

   • Créez un enregistrement personnalisé pour stocker l’adresse e-mail, le mot de passe et le client ou contact associé.
   • Importez les données CSV issues de l’étape de création d’accès dans cet enregistrement personnalisé.
   • Configurez une recherche enregistrée pour envoyer un e-mail au client ou au contact lors de la mise à jour de l’enregistrement personnalisé, en incluant son adresse e-mail de connexion et son mot de passe.

2. Script d’événement utilisateur :

   Mettez en place un script d’événement utilisateur sur la fiche client qui utilise email.send() ou email.sendBulk() pour envoyer les informations de connexion au client ou au contact.

   Considérations importantes

   • La case à cocher « Envoyer un e-mail de notification » figurant sur la fiche client ou contact n’inclut pas le mot de passe. Les mots de passe doivent être communiqués manuellement ou par script.
   • L’accès au Centre client est automatiquement accordé lorsque l’accès à la boutique en ligne est activé.
   • La connexion à la boutique en ligne avec une adresse e-mail attribuée à un client existant peut entraîner la création d’un nouveau prospect ou d’un nouveau client si la fonctionnalité « Gestion des doublons d’e-mails sur le site Web » de NetSuite n’est pas configurée pour empêcher cela. Les enregistrements en double peuvent être fusionnés si nécessaire.
   • Si un prospect créé via la boutique en ligne avec un accès est converti en client, cet accès sera conservé.