ANS-0809 · CONFIGURATION COMPTABLE ET FINANCIèRE
Comment comptabiliser les prépaiements, les acomptes et les provisions versés par les clients dans NetSuite
La fonctionnalité « Acomptes clients » de NetSuite permet de gérer efficacement les fonds reçus des clients avant la prestation des services ou la livraison des marchandises, en les traitant comme un passif jusqu’à ce qu’ils soient affectés à une facture.
Solution courte
NetSuite utilise la fonctionnalité « Acomptes clients » pour gérer les paiements anticipés, les acomptes et les provisions. Ces fonds sont initialement comptabilisés en passif, puis imputés aux factures clients lorsque les services sont fournis ou que les marchandises sont expédiées, ce qui garantit une comptabilisation précise du chiffre d’affaires et un suivi financier rigoureux.
Scénario
Les entreprises reçoivent souvent des fonds de la part de leurs clients sous forme d’acomptes, de dépôts ou d’avances avant la vente effective ou la prestation de services. Il est essentiel de comptabiliser ces fonds avec précision dans NetSuite afin de garantir un suivi adéquat des dettes, une comptabilisation correcte des produits et une imputation sans heurts sur les futures factures.
Solution
La fonctionnalité principale de NetSuite pour la gestion des prépaiements, des acomptes et des provisions versés par les clients est la fonctionnalité Acompte client. Cette fonctionnalité permet aux organisations d’enregistrer les fonds reçus des clients en tant que passif jusqu’à ce qu’ils soient affectés à une facture correspondante. Pour utiliser efficacement les acomptes clients :
Enregistrement d’un acompte client
- Accédez à la page de création d’un « Acompte client », généralement accessible via Clients > Comptes clients > Enregistrer les acomptes clients ou Transactions > Clients > Enregistrer un acompte client, selon votre version et la configuration de NetSuite.
- Sélectionnez le client concerné et saisissez le montant de l’acompte, la date ainsi que toute autre information requise.
- Enregistrez la transaction. Cela permet de comptabiliser l’acompte en tant que passif dans votre bilan.
Affectation d’un acompte client à une facture
- Une fois qu’une facture a été générée pour le client, l’acompte client enregistré peut être affecté.
- Accédez à la facture et cliquez sur le bouton « Appliquer », ou rendez-vous dans Transactions > Clients > Accepter les paiements clients et sélectionnez la facture à laquelle l’acompte doit être appliqué.
- Sur la page d’application du paiement, sélectionnez le ou les acomptes clients à appliquer à la facture.
- Confirmez l’affectation. Cela réduit le passif et affecte les fonds à la facture, ce qui la règle effectivement. Bien que la fonctionnalité « Acompte client » gère les prépaiements et les acomptes généraux, il est important de noter que les capacités de NetSuite en matière de gestion des acomptes ont évolué. Pour une gestion plus spécialisée des avances sur honoraires, en particulier dans le cadre de projets, SuiteProjects Pro propose des fonctionnalités dédiées à la « facturation des avances sur honoraires ». De plus, de nouvelles fonctionnalités telles que Acompte obligatoire ont été introduites afin d’offrir des capacités de suivi améliorées pour les montants d’acompte attendus, permettant ainsi un contrôle plus précis du flux de travail lié aux acomptes.
Support expert NetSuite
Besoin d’aide pour cet enjeu NetSuite ?
Accompagnement-conseil et configuration pour Configuration comptable et financière