Comment suivre les clés de série des licences logicielles dans NetSuite pour les abonnements ?

NetSuite propose plusieurs méthodes pour suivre les clés de série des licences logicielles, notamment dans le cadre de la gestion des abonnements. Ces solutions partent du principe que le client n’utilise pas la gestion des stocks sérialisés.

Méthode 1 : utilisation du mappage du module de renouvellement des contrats (CRM)

Cette méthode est adaptée lorsque le module de renouvellement des contrats est mis en œuvre.

1. Créez un champ personnalisé de type « colonne de transaction » dans la commande client afin d’y stocker le numéro de série correspondant à cet achat.

2. Créez un champ personnalisé intitulé « Numéro de série » sur un élément de contrat.

3. Utilisez la fonctionnalité de mappage du module « Renouvellement des contrats » pour copier le numéro de série de la commande client vers l’élément de contrat.

   Cette approche permet de suivre les numéros de série par client et par élément de contrat à l’aide des recherches enregistrées, chaque élément de contrat ayant des dates de début et de fin distinctes.

   *Remarque :* l’utilisation d’un champ de colonne de transaction limitera probablement le nombre de licences à une par ligne, car il n’est pas possible de créer des types de champs à sélection multiple sur un champ de colonne. Bien qu’il existe des options de texte libre ou de zone de texte, celles-ci peuvent poser des difficultés pour l’exécution des recherches enregistrées et des rapports.

   Méthode 2 : Suivi de base sans le module « Renouvellements de contrats »

   Si le module « Renouvellements de contrats » n’est pas utilisé, une approche plus simple peut être adoptée :

4. Créez un champ personnalisé au niveau de la ligne sur la commande client ou la facture afin d’y stocker le numéro de série.

5. Utilisez les recherches enregistrées pour suivre ces numéros de série.

   Méthode 3 : Suivi avancé à l’aide d’un enregistrement personnalisé (sans mappage CRM)

   Pour un suivi plus complet sans recourir à la fonctionnalité de mappage CRM, vous pouvez mettre en place un enregistrement personnalisé :

6. Créez un enregistrement personnalisé, par exemple intitulé « Clés de licence ».

7. Configurez cet enregistrement personnalisé pour suivre les champs suivants :

   Clé de licence

   Client (définir comme enregistrement parent)

   Commande client (définir comme enregistrement parent)

   Contrat (définir comme enregistrement parent)

   Article

8. Une fois la commande client enregistrée, saisissez manuellement ou importez via un fichier CSV les clés de licence dans cet enregistrement personnalisé.

9. Les enregistrements Client, Commande client et Contrat étant définis comme enregistrements parents, les clés de licence associées apparaîtront automatiquement sur ces enregistrements individuels.

   Au cours des cycles de renouvellement suivants, les clients peuvent consulter la liste des clés de licence figurant dans leur fiche client et désactiver celles qui ne seront pas utilisées l’année suivante. Une fois convertie en commande client de renouvellement, une fiche de clé de licence existante peut être ajoutée, ou une toute nouvelle entrée peut être créée.