ANS-0665 · GESTION DES ACHATS ET DES FOURNISSEURS
Faut-il utiliser le champ « Next Approver » (Prochain approbateur) de NetSuite pour l’approbation des bons de commande basée sur les rôles ?
Comprenez l'utilisation appropriée du champ « Approbateur suivant » par rapport aux mécanismes d'approbation basés sur les rôles pour les bons de commande dans NetSuite.
Solution courte
Le champ « Prochain approbateur » dans NetSuite n’est pas recommandé pour les validations de bons de commande basées sur les rôles. Configurez plutôt le processus de validation en limitant la visibilité du bouton « Valider » aux utilisateurs détenant le rôle désigné « Responsable des validations », afin de garantir que seul le personnel autorisé puisse valider les bons de commande.
Scénario
Les organisations cherchent souvent à mettre en place des workflows d’approbation des bons de commande dans lesquels l’approbateur est déterminé par un rôle spécifique plutôt que par une personne en particulier. Une question revient souvent concernant l’adéquation du champ « Prochain approbateur » de NetSuite pour la gestion de ces processus d’approbation basés sur les rôles, même lorsqu’une seule personne occupe le rôle d’approbateur désigné.
Solution
Il n’est généralement pas recommandé d’utiliser le champ « Prochain approbateur » pour les processus d’approbation des bons de commande basés sur des rôles, même si un seul utilisateur est affecté à ce rôle. Le champ « Prochain approbateur » est conçu pour les cas où l’approbateur spécifique peut être identifié de manière unique.Pour les validations basées sur les rôles, l’approche recommandée consiste à gérer la visibilité du bouton « Valider » :
Configurez le workflow ou le script de manière à ce que le bouton « Valider » s’affiche exclusivement pour les utilisateurs détenant le rôle « Responsable de validation ».
Veillez à ce que les autres utilisateurs, qui ne détiennent pas ce rôle spécifique, ne voient pas le bouton « Approuver », ce qui permet d’éviter toute approbation non autorisée.
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