ANS-0889 · RôLES, AUTORISATIONS ET SéCURITé
Comment limiter l’accès des employés à leurs propres communications par e-mail dans NetSuite
Les rôles et autorisations NetSuite, y compris « Suivi des messages » et « Restrictions des employés », ne permettent pas en soi de limiter l'affichage d'un employé à ses propres communications par e-mail.
Solution courte
La restriction directe de l'accès d'un collaborateur à ses propres communications par e-mail uniquement, via les rôles ou autorisations standard de NetSuite, n'est pas prise en charge en natif. L'autorisation « Suivi des messages » propose des niveaux de contrôle granulaires (Aucun, Afficher, Créer, Modifier, Complet), mais ne permet pas de filtrer par propriétaire. Les restrictions applicables aux collaborateurs s'appliquent aux enregistrements, et non au contenu ou à la visibilité des e-mails.
Scénario
Une exigence courante dans NetSuite consiste à limiter l’accès d’un collaborateur aux enregistrements de communication, en lui permettant notamment de consulter uniquement les e-mails qu’il a envoyés ou reçus. Les utilisateurs cherchent souvent à y parvenir via les autorisations de rôle standard ou les restrictions applicables aux collaborateurs. Cependant, les fonctionnalités natives du système présentent des limites dans ce domaine spécifique.
Solution
Il n’est pas possible de limiter l’accès d’un collaborateur à ses seules communications par e-mail à l’aide des rôles et autorisations standard de NetSuite. L’autorisation « Suivi des messages », qui régit les fonctionnalités de messagerie, propose des niveaux de contrôle granulaires, notamment « Aucun », « Afficher », « Créer », « Modifier » et « Complet », permettant ainsi de contrôler l’utilisation des e-mails. Toutefois, cette autorisation ne fournit pas de mécanisme permettant de filtrer la visibilité des e-mails en fonction du propriétaire ou de l’expéditeur du message. De plus, les restrictions standard applicables aux employés dans NetSuite sont conçues pour s’appliquer à des enregistrements tels que les transactions, les clients ou les employés, et ne s’étendent pas au contrôle du contenu ou de la visibilité des e-mails individuels.
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