ANS-0495 · CONFIGURATION COMPTABLE ET FINANCIèRE
Comment suivre et réapprovisionner les avances sur carte de débit des employés dans NetSuite ?
Découvrez comment tirer parti de la fonctionnalité native de NetSuite relative aux avances sur salaire pour gérer et rapprocher les dépenses professionnelles effectuées par carte de débit par les équipes commerciales.
Solution courte
La fonctionnalité native de NetSuite relative aux avances sur salaire peut être adaptée pour suivre et réapprovisionner les fonds des cartes de débit des salariés. Cela implique d’émettre des avances via la fonction « Émettre un chèque » vers un compte « Avances versées », de configurer des catégories de dépenses pour les prélèvements sur carte de débit et d’imputer les avances aux notes de frais. Un rapport personnalisé sur les détails des transactions permet de surveiller les soldes en vue d’un réapprovisionnement mensuel.
Scénario
Les entreprises fournissent souvent à leurs employés des cartes de débit dédiées aux dépenses professionnelles, telles que celles engagées par les commerciaux ou les ingénieurs. Il est souvent nécessaire de suivre ces dépenses effectuées par carte de débit et de veiller à ce que les cartes soient rechargées à hauteur d’une limite définie au début de chaque mois, afin de permettre aux employés d’avoir un accès constant aux fonds.
Solution
La fonctionnalité native de NetSuite relative aux avances sur salaire peut être utilisée pour répondre à ces exigences en suivant les étapes ci-dessous, conformément aux meilleures pratiques de NetSuite :
Émettre des avances sur salaire via la fonction « Émettre un chèque »
Pour verser une avance à un salarié, émettez un chèque directement à son nom. Veillez à ce que le compte de dépenses associé à cette transaction soit défini sur « Avances versées ».
Voir l’exemple ci-dessous :
Configurer les catégories de dépenses et saisir les frais
a. Créez une catégorie de dépenses dédiée aux frais de carte de débit en accédant à Configuration > Comptabilité > Catégories de dépenses.
i. Nommez la catégorie, par exemple « Carte de débit / Carte d’entreprise ».
ii. Attribuez un compte de dépenses (autre que « Avances versées »), tel qu’un compte « Dépenses par carte de débit » nouvellement créé, afin de suivre ces dépenses spécifiques.
b. Saisissez les dépenses par carte de débit dans une note de frais.
Voir l’exemple ci-dessous :
Le champ « Avance à imputer » se remplit automatiquement sur la note de frais, et le montant est automatiquement réduit du montant des dépenses imputées et approuvées par le supérieur hiérarchique de l’employé. Le champ « Avance à imputer » fonctionne en fonction de l’employé, ce qui permet une gestion intégrée des dépenses au sein des notes de frais.
Rapports et réapprovisionnement mensuel
a. Personnalisez un rapport détaillé des transactions afin de suivre les avances et les dépenses par carte de débit.
i. Renommez le rapport, par exemple « Avances versées / Dépenses par carte de débit ».
Voir l’exemple ci-dessous :
b. Le premier jour de chaque mois, émettez des chèques à l’intention des employés à des fins de réapprovisionnement. Les montants doivent correspondre au total des dépenses comptabilisées dans le rapport personnalisé, afin de garantir que le solde de la carte soit rétabli à sa limite mensuelle.
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